Privacy Policy

Last updated on 23 Jan 2025

We are pleased about your interest in our company. Data protection is a particularly high priority for the management of Qumasoft GmbH. This privacy policy informs you about the nature, scope, and purpose of the personal data we collect, use, and process.

1. Name and Address of the Controller

The controller within the meaning of the General Data Protection Regulation (GDPR) is:

Qumasoft GmbH
Neumarkter Str 2-4
92339 Beilngries
Deutschland

E-Mail: info@qumasoft.de
Website: www.qumasoft.de

2. General Information on Data Processing

As a matter of principle, we process personal data of our users only to the extent necessary to provide a functional website and our content and services. Processing is regularly carried out only with the user's consent. An exception applies in cases where prior consent cannot be obtained for factual reasons and the processing of the data is permitted by law.

3. Your Rights as a Data Subject

You have the right:

pursuant to Art. 15 GDPR, to request access to your personal data processed by us.
pursuant to Art. 16 GDPR, to demand the immediate rectification of incorrect or completion of your personal data stored by us.
pursuant to Art. 17 GDPR, to request the erasure of your personal data stored by us, unless the processing is necessary for exercising the right of freedom of expression and information, for compliance with a legal obligation, for reasons of public interest, or for the establishment, exercise, or defense of legal claims.
pursuant to Art. 18 GDPR, to request the restriction of processing of your personal data.
pursuant to Art. 20 GDPR, to receive your personal data that you have provided to us in a structured, commonly used, and machine-readable format or to request its transmission to another controller (data portability).
pursuant to Art. 21 GDPR, to object to the processing, provided the processing is based on Art. 6(1)(e) or (f) GDPR.
pursuant to Art. 7(3) GDPR, to withdraw your consent at any time.
pursuant to Art. 77 GDPR, to lodge a complaint with a supervisory authority.

4. Provision of the Website and Creation of Log Files

Each time our website is accessed, our system automatically collects data and information from the computer system of the calling computer. The following data is collected:

User's IP address
Date and time of access
Browser type and version used
User's operating system
Website from which the user accesses our site (referrer URL)

We use the hosting service Framer B.V., Herengracht 440, 1017 BZ Amsterdam, Netherlands, to host our website.

The processing of this data is carried out to ensure the smooth operation and security of our website. The legal basis is our legitimate interest pursuant to Art. 6(1)(f) GDPR. We have concluded a Data Processing Agreement (DPA) with Framer. As Framer may use sub-processors in third countries (especially the USA), data transfer may occur. This transfer is typically secured by the EU Commission's Standard Contractual Clauses (SCCs).

5. Use of Cookies

Our website uses cookies. Cookies are small text files that are stored in the internet browser or by the internet browser on the user's computer system.

Technically necessary cookies: These are essential for the operation of the site. The legal basis for their use is our legitimate interest pursuant to Art. 6(1)(f) GDPR.
Technically non-essential cookies (e.g., for analytics, marketing): These are only set with your express consent via our cookie banner. The legal basis is Art. 6(1)(a) GDPR. You can withdraw your consent at any time.

6. Contact Form and Processing of Inquiries

a) Nature, Purpose, and Legal Basis of Processing
When you fill out our contact form, we process the data you enter (name, email address, company name, your message) as well as metadata (date, time, consents given).
The processing serves to respond to your inquiry. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR (for pre-contractual measures) or Art. 6(1)(f) GDPR (our legitimate interest in communication).

b) Technical Implementation (n8n & Hetzner)
To automatically process your form submissions, we use the software "n8n" on a self-hosted instance. This instance is operated on servers of Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Germany. We have concluded a Data Processing Agreement (DPA) with Hetzner in accordance with Art. 28 GDPR. The processing takes place exclusively in Germany.

c) Data Storage (Google Workspace)
For internal organization, we store the form data in a spreadsheet (Google Sheets) within our Google Workspace account. The provider is Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland, a subsidiary of Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA.
We have concluded a Data Processing Agreement with Google. As the data may be stored on Google's servers in the USA, a transfer to a third country occurs. Google LLC is certified under the EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF), which ensures an adequate level of data protection in accordance with Art. 45 GDPR.

7. Data Retention Period

We delete or block your personal data as soon as the purpose for its storage no longer applies. Data may be stored for longer periods if this is provided for by European or national legislators in regulations, laws, or other provisions to which we are subject (e.g., retention periods under tax or commercial law).

8. Timeliness and Amendment of this Privacy Policy

This privacy policy is currently valid. It may become necessary to amend this privacy policy due to the further development of our website or changes in legal requirements.

Datenschutzerklärung

Aktualisiert am 23. Januar 2025

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Datenschutz hat einen besonders hohen Stellenwert für die Geschäftsleitung von Qumasoft GmbH. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über Art, Umfang und Zweck der von uns erhobenen, genutzten und verarbeiteten personenbezogenen Daten.

1. Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Qumasoft GmbH
Neumarkter Str 2-4
92339 Beilngries
Deutschland

E-Mail: info@qumasoft.de
Website: www.qumasoft.de

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

3. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben das Recht:

gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen.
gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.
gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen (Datenübertragbarkeit).
gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen, sofern die Verarbeitung aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt.
gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen.
gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.

4. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden hierbei erhoben:

IP-Adresse des Nutzers
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
Browsertyp und verwendete Version
Betriebssystem des Nutzers
Website, von der aus der Nutzer auf unsere Seite gelangt (Referrer URL)

Wir nutzen für das Hosting unserer Webseite den Dienst Framer B.V., Herengracht 440, 1017 BZ Amsterdam, Niederlande.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zur Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs und der Sicherheit unserer Website. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben mit Framer einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) abgeschlossen. Da Framer Sub-Unternehmer in Drittländern (insbesondere den USA) einsetzen kann, kann es zu einer Datenübermittlung kommen. Diese Übermittlung wird in der Regel durch Standardvertragsklauseln (SCCs) der EU-Kommission abgesichert.

5. Verwendung von Cookies

Unsere Webseite verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden.

Technisch notwendige Cookies: Diese sind für den Betrieb der Seite unerlässlich. Die Rechtsgrundlage für ihre Verwendung ist unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Technisch nicht notwendige Cookies (z.B. für Analyse, Marketing): Diese werden nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über unseren Cookie-Banner gesetzt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen.

6. Kontaktformular und Verarbeitung von Anfragen

a) Art, Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Wenn Sie unser Kontaktformular ausfüllen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Firmenname, Ihre Nachricht) sowie Metadaten (Datum, Uhrzeit, erteilte Zustimmungen).
Die Verarbeitung dient der Beantwortung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertragsverhältnisses) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an der Kommunikation).

b) Technische Umsetzung (n8n & Hetzner)
Zur automatisierten Verarbeitung Ihrer Formularanfragen nutzen wir die Software "n8n" auf einer selbstgehosteten Instanz. Diese Instanz wird auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, betrieben. Mit Hetzner haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Die Verarbeitung findet ausschließlich in Deutschland statt.

c) Speicherung der Daten (Google Workspace)
Zur internen Organisation speichern wir die Formulardaten in einer Tabellenkalkulation (Google Sheets) innerhalb unseres Google Workspace Kontos. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, als Tochterunternehmen der Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA.
Wir haben mit Google einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen. Da die Daten auf Servern von Google in den USA gespeichert werden können, findet eine Übermittlung in ein Drittland statt. Google LLC ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert, wodurch ein angemessenes Datenschutzniveau gemäß Art. 45 DSGVO gewährleistet wird.

7. Speicherdauer

Wir löschen oder sperren Ihre personenbezogenen Daten, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen wir unterliegen (z.B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen), vorgesehen wurde.

8. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig. Durch die Weiterentwicklung unserer Website oder aufgrund geänderter gesetzlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern.